Un plan d’archivage ; la technique utilisée pour sa mise en œuvre ; peut être vraiment propre à une entreprise et par extension à son dirigeant. La restructuration d’une structure peut faire s’interroger quant à sa transmission possible.
Restructuration d’entreprise : la méthode à suivre pour la transmission d’un plan d’archivage
Un plan d’archivage consiste en le fait de trouver une méthode de classement notamment des archives papier et/ou numériques, dans le but de pouvoir en quelques minutes obtenir le document ou l’information dont on a besoin, entre autres avantages.
Pour cela, il faut généralement recourir à une société d’archivage ; notamment quand on a pu se laisser déborder par la foule de documents entrants et sortants ; ce qui peut être le cas d’une grande structure, mais pas uniquement.
Quand une entreprise fait l’objet d’une restructuration se pose alors la question de la transmission d’un tel plan d’archivage. Faut-il le laisser en l’état ou considérer qu’il faut le modifier afin qu’il soit en adéquation avec les nouveaux éléments constitutifs de la structure ?
La question peut assurément se poser si un dirigeant s’en est chargé lui-même et que l’on considère à raison que l’ordonnancement qui a été fait de tous les documents est quelque peu erratique ou qu’il ne correspond pas à la nouvelle politique en place.
Quand on passe par une société d’archivage, le résultat est de qualité professionnelle et il est alors possible que le plan d’archivage ne soit pas modifié.
Plan d’archivage et restructuration d’entreprise : qui contacter en cas de problème
Que l’on sache que son entreprise va faire l’objet d’une restructuration ou non, il est toujours important de prendre soin de ses archives. Cela est d’autant plus vrai avec la loi sur la transition numérique.
La facturation électronique n’était qu’un premier pas avant la digitalisation complète des documents d’entreprise, dans le but de gagner en productivité.
Si les promesses sont là et que les chefs d’entreprises comprennent les enjeux et leurs intérêts à la mettre en place, le temps peut leur manquer, tout comme les connaissances.
Le fait d’externaliser ce besoin à une société d’archivage leur permet de continuer à exercer leur cœur de métier, tout en ayant bientôt une salle des archives bien ordonnée mais aussi des documents numérisés et répondant aux exigences de la loi, notamment en termes de lisibilité et ce, quel que soit le support ou la taille du document ; ce qui serait plus difficile avec des outils de numérisation lambda.
Attention cependant, car les dirigeants sont ceux qui prennent les décisions sur ce à quoi va ressembler leur futur plan d’archivage pour que ce dernier soit compréhensible pour les salariés afin qu’ils puissent traiter les documents à l’avenir en se référant aux bonnes pratiques.
La société d’archivage dans ce sens peut se montrer un allié précieux puisqu’elle est légitime pour faire des actions de sensibilisation, avant de passer au tri, à la suppression des documents obsolètes, à la numérisation des archives restantes et à leur classement physique et dématérialisé. On peut même leur demander de conserver les archives papier hors site.
La passation des archives ; et donc du plan d’archivage ; peut donc se faire en douceur si la méthode employée correspond à la nouvelle politique interne.
Dans le cas contraire, cette même entreprise d’archivage ; puisqu’elle a déjà travaillé pour la structure ; est sans doute la plus à même de revenir pour modifier ce qui doit l’être, voire pour expliquer ses différentes méthodes, afin de satisfaire les nouveaux dirigeants ou le chef d’entreprise s’il n’était pas satisfait de l’ancien plan d’archivage qu’il avait tenté de mettre en place par ses propres moyens.